Amazon WorkDocs

ユーザーは、複数のバージョンのファイルを添付したメールを送ることなく、ファイルにコメントを付けたり、他のユーザーに送ってフィードバックを求めたり、新しいバージョンをアップロードしたりできます。ユーザーは、ファイル内の特定のコンテンツでのコメント、コメントへの返信、非公開コメントの送信、強調のためのコメントのフォーマットを行うことができます。さらに、E メールアドレスを使ってコメントにタグを付けることにより、関連するフィードバックについて特定の共同編集者に通知できます。また、それ以上のフィードバックを受けないようにドキュメントをロックすることもできます。Amazon WorkDocs は、コントリビューターに、E メール経由でレビューアクティビティと期限について通知し、豊富なバージョニング機能を提供します。

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ユーザーは企業内外でファイルを共有できます。有効な E メールアドレスを使用している人であれば、文書のリンクを共有することも、招待することもできます。[Share a Link] をクリックすると、Amazon WorkDocs の任意のファイルについて共有可能なリンクを作成できます。リンクを共有する場合は、リンクを一般に公開したり、Amazon WorkDocs サイトのユーザーだけにアクセスを制限したりできます。また、有効期限や 4 桁のアクセス用パスワードを設定できるほか、共有リンクをいつでも無効にできます。管理者は、公開リンクを作成可能かを管理し、リンクを作成可能なユーザーを制限できます。また、すべての既存の公開リンクをいつでも無効にできます。これにより、文書やウェブページにファイルへのリンクを簡単に組み込むことができます。 

ファイルのドロップダウンメニューから [招待により共有] を選択し、有効な E メールアドレスを入力することにより、内部および外部のユーザーを招待して共同作業することもできます。招待された人がユーザーの場合、WorkDocs にログインしてファイルを閲覧できます。招待された人がユーザーではない場合は、ファイルを閲覧するために最初にログインする際にゲストユーザーアカウントを作成します。ゲストユーザーには料金が発生しません。管理者は任意の時点でゲストユーザーをスタンダードユーザーにアップグレードできます。管理者はゲストユーザーを招待できるユーザーを管理し、任意の時点でゲストユーザーを無効化できます。また、アクティビティフィードですべてのゲストユーザーのアクティビティを監査できます。これにより企業内外の人々との共同作業が容易になり、誰がファイルへのアクセス権限を持っているかを常に追跡できます。

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Amazon WorkDocs は、ユーザーに対し、レビュー対象の文書とファイル、また自分の文書とファイル、およびフィードバックを求める文書とファイルを集中管理する場所 (1 TB のストレージ) を提供します。これらのファイルを 1 か所に置くことにより、レビュー担当者は、1 つの画面で関連するすべてのフィードバックにアクセスし、数回クリックするだけで読んだり投稿したりすることができます。ユーザーはご利用のコンピュータにデフォルトでインストールされているアプリケーションを使用して、Microsoft Office、.pdf、.txt などのファイルを開くことができ、Amazon WorkDocs に自動で変更を保存できます。アクティビティフィードにより、ユーザーは変更点を確認し、最新の編集状況を把握し、アクセスする必要のあるファイルやフォルダを簡単に見つけることができます。

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